Czy pracodawca zlecając prace zdalną ma się czego obawiać? Czy efektywność spadnie? Czy taki system może być korzystny dla obu stron?
Od prezesów globalnych spółek przez kierowników dużych firm, aż po mikroprzedsiębiorstwa – świat stanął w obliczu zagrożenia, które wymusiło ekspresowe przystosowanie się do rzeczywistości.
8 marca weszła w życie Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2020 poz. 374). Pracodawca może bez porozumienia z pracownikiem zlecić pracę zdalną. Pozwala to na wykonywanie obowiązków bez konieczności pojawiania się w biurze. W badaniach IWG w grupie 96 krajów aż 89 proc. uznało wdrożenie pracy zdalnej jako istotny czynnik mający wpływ na rozwój firmy, 83% uczestników badania uważa że taka forma maksymalizuje zyski a 82% deklaruje wzrost produktywności.
Aby skutecznie wdrożyć model Home Office i czerpać z niego korzyści należy pamiętać o kilku ważnych zasadach.
Dostęp do odpowiednich narzędzi i systemów
W pierwszej kolejności należy upewnić się że każdy pracownik został wyposażony w służbowy sprzęt, który posiada aktualizację oprogramowania oraz aplikacji. Niezbędny jest też dostęp do
internetu – mobilnego lub stacjonarnego. Pracownicy mają możliwość wykorzystania pakietów gigabajtów, które oferują operatorzy komórkowi przy abonamentach dla firm.
Wsparcie IT będzie kluczowe przy zabezpieczeniu połączeń i tutaj warto sięgnąć po pomoc specjalistów. Kilka wskazówek pomoże zabezpieczyć nawet domową sieć. Dane którymi
operujemy są ważne i poufne dlatego tak istotne jest ich bezpieczeństwo.
Wirtualne biuro dla Twojego zespołu
Kultura organizacyjna oparta na zaufaniu to podstawa tej formy świadczenia pracy. Tutaj nie ma możliwości ścisłego nadzorowania, patrzenia na ręce, czy zaglądania przez ramię.
Ustalenie form komunikacji, listy zadań, oraz sposobu raportowania to narzędzia które dają poczucie kontroli sytuacji nie tylko dla pracodawcy, ale również dla pracownika, który będzie
czuł wparcie ze strony kierownictwa.
Jasne określenie zasad oraz wzajemnych oczekiwań pozwala na określenie metodyki działań oraz wskazania przyjaznych narzędzi. Nie ma też ryzyka poczucia wyłączenia.
Aktualnie wachlarz dostępnych pakietów ułatwiających prace zdalną jest bardzo szeroki, oto kilka propozycji:
- Microsoft Teams
Czaty, spotkania, wideokonferencje za pomocą onlineowej platformy. Można udostępnić różne pliki, arkusze kalkulacyjne i materiały, dostępne dla pracowników. Wideokonferencje i
spotkania można nagrywać i odtwarzać w dowolnej chwili. Aplikacja wyposażona jest też funkcje tablicy multimedialnej. Na serwisie Youtube zamieszczono instrukcja jak korzystać z tego rozwiązania.
Do korzystania z tego narzędzia potrzebne jest utworzenie konta Google. Możliwość stworzenia wirtualnego dysku, udostępniania plików, funkcja pracy nad jednym plikiem przez wielu użytkowników czy videoczaty dzięki Google Hangouts usprawni pracę.
- Slack
Kolejna paczka narzędzi ułatwiająca zdalną prace zespołową. Transparentna komunikacja, grupowe kanały dyskusyjne, publiczne lub prywatne.
Przeznaczona na Windows, Mac OS X, czy systemy mobilne – Android oraz iOS
- Cisco Webex Meetings
Świetne narzędzie dla firm pracujących projektowo. Wirtualne kanały komunikacji, dzielenie ekranu, rozmowy audio – video.
Możliwości i narzędzia jakimi obecnie dysponujemy sprawiają, że Home Office może być nie tylko czasowym rozwiązaniem w sytuacji kryzysowej, ale również upowszechnioną forma
współpracy miedzy pracodawca a pracownikiem.
